Quand on est freelance, la gestion du projet se trouve au cœur de nos impératifs. Parmi les méthodes efficaces en matière d’organisation des tâches figurent la Roue de Deming, également connue sous le nom de PDCA (pour plan-do-check-act ou PDSA pour plan-do-study-act). Objectif : mettre en place une procédure opérationnelle et efficace pour optimiser les stratégies de gestion de projet.
Le concept de la Roue de Deming
Lancée par le statisticien américain William Edwards Deming, la Roue de Deming est une méthode mnémotechnique visant à simplifier les étapes à suivre pour optimiser l’organisation des missions et la gestion de projet. Basée sur un processus cyclique de 4 étapes, la méthode permet d’améliorer la qualité d’un produit, d’une œuvre ou d’un service, en prenant en compte chaque problématique à laquelle est confronté le projet. Suivant un cercle vertueux, les phases de cette méthode de gestion s’enchaînent afin de s’inscrire dans une logique d’amélioration continue. Le cycle comprend ainsi les 4 étapes dites PDCA, pour Plan, Do, Check, Act.
La première phase Plan consiste, comme son nom l’indique, à préparer et à planifier la réalisation du projet. La préparation du travail suppose une identification de la problématique. En recherchant les causes du problème et en représentant les démarches à suivre, il devient plus facile d’établir une planification détaillée et ciblée des actions à mener. A cette étape, l’idée est de définir les objectifs de l’entreprise ou de la mission, d’analyser les attentes et les demandes, puis de détailler les actions nécessaires pour mener à bien le projet. La phase de Plan prévoit également l’estimation des coûts, la mise en place du cahier des charges et l’établissement d’un premier planning de production.
En se basant sur le Plan mis en place, le consultant peut enclencher la deuxième phase appelée Do. Cette étape consiste à faire, à exécuter les tâches prévues. Cette étape de réalisation et de développement correspond à une phase de test, afin d’en vérifier l’efficacité. Visant à déployer la solution prévue durant la phase de planification, cette phase de réalisation est ainsi basée sur l’expérimentation.
Après la réalisation de l’échantillon pilote, des ajustements et des modifications peuvent être nécessaires. La troisième phase de la Roue de Deming consiste alors à contrôler et à vérifier l’efficacité de la solution. Durant cette période de Checking, une analyse des résultats obtenus est de mise. Cette phase de contrôle peut, notamment, inclure une révision des coûts, des délais, voire des procédures en fonction de la performance obtenue.
Selon les résultats de la solution expérimentale et après les rectifications nécessaires, le consultant peut poursuivre vers la quatrième phase du programme. Act ou Adjust (selon le cas agir ou ajuster), cette phase de correction et d’action vise à déployer à une plus grande échelle les méthodes mises en place à l’étape Do, puis contrôlées et vérifiées durant le Check. Cette phase d’action peut inclure des interventions spécifiques, comme la standardisation des méthodes à l’ensemble du périmètre concerné, l’implémentation selon les contextes propres à chaque mission, l’amélioration, ainsi que la correction des techniques mises en place.
Ce déploiement à grande échelle n’est pas pour autant la finalité de l’organisation d’un projet. La représentation du PDCA sous la forme d’une roue suppose que la progression est continue. Un suivi de la performance et une identification des pôles d’amélioration sont notamment à envisager en fonction du contexte d’évolution. Des travaux d’audits réguliers ou la mise en place d’un système documentaire peuvent notamment s’inscrire à cette phase cyclique. De plus, les représentations graphiques de la procédure incluent des cales, signifiant qu’un retour en arrière n’est pas possible.
Les avantages de la roue de Deming
La Roue de Deming est à la base de l’amélioration continue du consultant. Destinée à améliorer la performance d’une organisation, cette méthode intervient dans les métiers des ressources humaines, du marketing, logistique ou financier. Pouvant s’appliquer à diverses problématiques des entreprises, cet outil constitue un socle pour la pérennité de toute activité où l’expertise est de mise. S’adaptant parfaitement aux exigences de l’économie numérique notamment, le PDCA est basé sur la mise en place de phases test, avant la généralisation de la solution sur l’ensemble du projet.
Le PDCA permet, ainsi, d’aider les travailleurs indépendants et les consultants à résoudre les problématiques de manière concrète. Destinée à réduire les risques, la Roue de Deming est basée sur l’expérimentation afin d’adopter la meilleure solution à plus grande échelle, après l’avoir appliquée dans un périmètre plus concis et après avoir effectué les modifications et les ajustements nécessaires. Cette technique d’organisation convient surtout dans la prise de décision majeure, nécessitant de forts investissements, ou concernant une position stratégique du marché.
La Roue de Deming favorise, également, la remise en question perpétuelle de l’efficacité d’un projet, d’une procédure ou d’une solution. A inscrire dans une démarche d’innovation et de contrôle continue, la méthode du PDCA est une technique complète de résolution de problèmes et peut s’appliquer sur l’ensemble des tâches de l’entreprise pour en faciliter les cycles courts d’analyse. Dans les situations de crise et les prises de décision urgentes toutefois, le modèle n’est pas recommandé compte tenu de la multiplicité des étapes mises en œuvre.
Le PDCA, du point de vue Freelance
Le modèle PDCA s’adresse aux freelances et aux travailleurs indépendants, souhaitant maximiser leur chance de réussite. Concrètement, la méthode de la Roue Deming suppose l’intervention de techniques et outils connus, à utiliser en simultanée ou de manière complémentaire.
Durant la phase Plan, vous devez identifier le problème et définir la stratégie à mettre en place. Pour ce faire, vous pouvez recourir à des techniques de brainstorming, à la méthode de créativité du CATWOE (Customers, Actors, Transformation, World View, Owners, Environnemental Constraints), ou à l’analyse structurelle 20/80 également connue comme étant la loi de Pareto.
La phase du Do consiste à trouver et à appliquer la solution face à la problématique. Pour valider vos hypothèses de manière concrète, les outils comme le diagramme d’Ishikawa et ceux des « 5 W » sont faciles à mettre en place afin de prendre en compte le contexte et le périmètre du projet d’un côté et d’évaluer les effets et les impacts des solutions de l’autre.
Lors de la phase Check, l’idée est de faire l’inventaire des solutions possibles et de choisir celle qui convient la mieux pour résoudre la problématique. Vous pouvez notamment opter pour divers moyens de contrôle, dont les indicateurs de performance, les outils de mesure et les graphiques d’analyse des résultats.
En fonction de la réussite de l’expérimentation et des résultats définis par les indicateurs clés de pilotage et de performance, il ne vous reste plus qu’à organiser les processus et les services, à rédiger les procédures, à former les collaborateurs qui vont intervenir dans le projet, etc.
